Carrera de Secretariado Ejecutivo

Carrera de Secretariado Ejecutivo

Toda Secretaria de hoy sabe que es una Asistente de Gerencia y eso implica que el contacto que tiene con el público debe ser bueno, efectivo; por eso, todo parte de la comunicación.

Tipos de Comunicación
En sus términos más simples, la comunicación es el proceso de transmitir y recibir ideas, información y mensajes entre individuos. La sociedad humana se funda en la capacidad del ser humano para transmitir intenciones, deseos, sentimientos, conocimiento y experiencia de persona a persona.

En su sentido más amplio, la comunicación tiene como interés central a aquellas situaciones de comportamiento en las cuales una fuente transmite un mensaje a un captador del mismo con un intento consciente de afectar el comportamiento del último. La comunicación se refiere al proceso especial que hace posible la interacción entre la especie humana y permite a los hombres ser sociables. La comunicación de las Relaciones Públicas es un proceso que comprende un intercambio de hechos, puntos de vista e ideas entre una organización de negocios o sin propósito de lucro y sus públicos, a efecto de llegar a un entendimiento mutuo.

Existen tres puntos importantes que deben considerarse: primero, la comunicación debe abarcar a dos o más personas; segundo, es un intercambio de información de ida y vuelta; y tercero, implica entendimiento.

Se pueden señalar tres tipos de comunicación:
Comunicación Interpersonal – aquella en la que se interactúa con otros individuos, es decir, se establece un diálogo con ellas. Es la forma de comunicación más primaria, directa y personal.
Comunicación Masiva – toda aquella que se realiza a través de los medios de difusión de información, como el radio, televisión, periódicos, revistas e internet.
Comunicación Organizacional – esta comprende la interna y la externa.
a) Comunicación Interna.- Se refiere al intercambio entre la gerencia de la organización y los públicos internos, es decir, empleados. Su función es hacer del conocimiento de los empleados lo que piensa la gerencia y que la gerencia también sepa el pensamiento de los empleados. La comunicación interna presenta difíciles problemas en una compañía grande, ya que debe ser transmitida por conducto de varios niveles de autoridad. En la transmisión, el significado del mensaje con frecuencia es mal entendido. En ocasiones los supervisores y trabajadores no interpretan la comunicación en el sentido de la intención de la gerencia, o ésta no está dispuesta a explicar políticas y acciones.Dentro de este tipo de comunicación, existe la comunicación formal vertical que sigue la cadena organizacional de mandar hacia abajo desde la mayor autoridad por medio de varios niveles gerenciales hacia los trabajadores, misma que consiste de directrices formales, boletines, periódicos a empleados y mensajes verbales; y hacia arriba partiendo de los empleados por conducto de los varios niveles de autoridad hasta la alta gerencia. Así como la comunicación formal horizontal que se refiere a la comunicación entre ejecutivos, supervisores y jefes de grupo de un mismo nivel y autoridad, se lleva a cabo por medio de conferencias, juntas informativas y discusiones.
b) Comunicación Externa.- Esta tiene que ver con los públicos externos, es decir, consumidores, representantes o distribuidores, proveedores, agencias gubernamentales y legisladores, etc. Esta comunicación involucra tres elementos: el transmisor, el medio de comunicación y el receptor. La efectividad de la comunicación depende de estos tres. Si el transmisor es incompetente o el mensaje poco claro, el receptor no entiende el significado de la señal y ha fracasado el proceso de la comunicación. La comunicación puede ser verbal, que consiste de palabras habladas y escritas, o no verbal, expresada por medio de acciones, gestos, expresiones faciales, música y figuras.

REDACCIÓN DE CARTAS COMERCIALES
¿ Cómo Redactar una Carta? Tipos y Modelos de CartasLa forma de comunicación tradicional más importante de una empresa ha sido siempre la Redacción de una Carta.

Tenemos: Carta de Agradecimiento, Carta de Despedida, Carta de Felicitaciones, Carta de Motivación, Carta de Presentación, Carta de Recomendación, Carta de Renuncia a un Trabajo, Carta en Inglés, Carta Formal, Carta de Pésame, Carta de Invitación, Carta de Despido, Carta de Amistad, Carta Poder, Carta de Bienvenida, Carta de Renuncia Empleo, Carta de Petición, Carta Personal de Recomendación, Carta de Queja, Carta de Disculpa, Carta Profesional de Ventas, Carta para Ofrecer Servicios, Carta para Colecta de Fondos, Carta de Condolencias, etc.

Estructura: Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.

El encabezamiento.- abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.

El cuerpo.- es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.
En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.
Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.

El cierre.- constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.
En caso de anexos se indica el número de estos. Además, es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas. Se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta.Se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’. Otras más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.

Ejemplo de Carta de Invitación

INVITACIÓN

Lima 15 de febrero del 2008

Doctora:Ruth Shady Solís
Jefe del Proyecto Especial Arqueológico Caral-Supe
Presente

Cordiales saludos, doctora Shady. Desde nuestro compromiso social y con el deseo de seguir aportando alternativas para levantar nuestro país con ciudadanos dotados de personalidades fuertes y responsables, con el único propósito de fomentar en ellas las facultades humanas y espirituales, fortaleciendo además sus propias capacidades, que redundarán en la mejora de su calidad de vida; nuestra institución conciente de este reto apertura un espacio denominado “Velada Cultural” siendo uno de los diferentes eventos organizados por la celebración de nuestros veinticinco años como institución educativa. Nos complace compartir con usted la apertura de esta actividad fijada para el viernes 14 de marzo a partir de las 7 de la noche en ….

Acudimos a su identificación con la educación, los descubrimientos y la promoción de la cultura; a fin de contar para este evento con una charla informativa sobre el descubrimiento de Caral y las actividades que el Proyecto Especial Arqueológico Caral – Supe que usted preside ha logrado hasta el momento; estamos seguros que su presencia dará realce a nuestra celebración.
Seguros de contar con su apoyo incondicional, nos despedimos

Cordialmente

Aura Pérez Arellano
Instituto "SISE"
Docente de Carreras

Carrera de Gestión y Negocios

LA REDACCIÓN

Es importante porque constantemente hacemos uso de la expresión escrita en nuestra vida cotidiana. Cuando anotamos algo, algún apunte, cuando hacemos una lista, cuando rellenamos un documento.

Etimológicamente proviene del latín REDACTA que significa “Poner en Orden”, es la manifestación escrita de manera ordenada, se utiliza la razón y su objetivo es la Comunicación.

Emplea las palabras, las combina, forma frases, las ideas las separa por párrafos, transmite el pensamiento en forma coherente y armoniosa.

La Redacción es perpetua, se conserva, se duplica, se archiva, se corrige, se modifica, se mejora, no es fugaz como la comunicación oral.

Entendemos entonces que la Redacción hace que logremos elaborar un trabajo escrito con estética, limpieza, de forma ordenada la cual difundimos, para elaborarla utilizamos técnicas y estilos. Ponemos parte de nosotros.

Al Redactar intervendrá la parte personal con nuestros contenidos; al dar un mensaje daremos nuestro Contenido Objetivo y nuestro Contenido Subjetivo.

El Buen Redactor debe estar sereno al iniciar su escrito, seguro de lo que redacta, conocer a su lector, utilizar lenguaje sencillo, utilizar su diccionario, constantemente leer, escribir con limpieza.

No debe un Redactor escribir sobre un tema que no conoce, hacer un trabajo incompleto, escribir apurado, no ser palabrero, escribir temas sin importancia, no conocer a su lector.

Un Buen Redactor Siempre :
Debe estar sereno al iniciar su trabajo.
Debe pensar en lo que va a escribir; debe estar convencido de lo que va a escribir.
Debe saber elegir a quien va a dirigirse, conocer a su lector.
Debe utilizar un lenguaje sencillo y apropiado, si desea puede utilizar el diccionario.
No debe olvidarse de la costumbre de leer para que logre dar armonía a sus palabras y no debe olvidar el orden.

Un Buen Redactor Debe evitar :
Escribir sobre un tema que no conoce.
Tratar el tema desde un punto de vista equivocado
Hacer un trabajo apresurada porque luego será mediocre
Irse por las ramas, palabrero, redundante.
Escribir sobre aspectos sin importancia.

Podemos redactar para los demás y para nosotros mismos. Las clases de Redacción se desarrollan de acuerdo al tipo de escrito que hagamos.

La Redacción tiene una Forma que es como se expresa el autor y posee un Fondo que es todas las ideas del autor que desarrollará.

Aquí vemos el arte de escribir el cual lo aprenderemos escribiendo y escribiendo, tachando y borrando, corrigiendo y sobreponiéndose a todas las dificultades.

Etapas de Redacción :
Invención que es el esfuerzo que tendremos al crear nuestro original.
Salidas basada en el argumento
Claridad en todo el escrito
Originalidad serán únicas y propias solo de nosotros

Clases de Redacción :

REDACCIÓN LIBRE donde interviene el talento, la imaginación, la fantasía y ética. Narración, Descripción, Exposición y Diálogo. No encontramos modelos ni formatos que deben respetarse. La Creatividad y el Estilo propio hacen que podamos desarrollar esta redacción; cada persona redacta diferente. Depende de la preparación.

REDACCIÓN CONVENCIONAL Encontramos un modelo que debe respetarse por ello tenemos diferentes documentos que son utilizados dentro y fuera de una empresa, estos documentos deben ser firmados por un notario que certifique que son veraces. No interviene ni la creatividad ni la fantasía solo se escribe.
Maneja documentos llamados Documentos Notariales, llevan ese nombre porque deben ser certificados o validados por un Notario Público o un Abogado. Documentos Notariales, Carta Poder, Testamento, Escritura Pública, Invitaciones, Recibos, Certificados, Contratos, Tarjetas, Partes, Letras de Cambio.


REDACCIÓN SEMICONVENCIONAL Encontramos que los modelos pueden cambiar de acuerdo a nuestras necesidades, tenemos diferentes documentos que son utilizados dentro y fuera de una empresa donde interviene en parte la creatividad y la fantasía. Es una redacción Flexible. El modelo o formato lo llenaremos de acuerdo a nuestra necesidad. Tenemos: Cartas, Oficios, Solicitudes, Certificados, Acuerdos, Circulares, Convocatorias, Informes, Resúmenes, Actas.

Carrera de Ciencias de La Comunicación

El comunicador social posee un gran poder en sus manos que es denominado: "EL CUARTO PODER".

Como comunicadores podemos desarrollarnos en diferentes áreas y el poder que tenemos lo desarrollamos gracias una arma muy importante que es "LA PALABRA".

ÁREAS EN LAS QUE SE DESARROLLA LAS CIENCIAS DE LA COMUNICACIÓN

Las Ciencias de la Comunicación es una disciplina que despliega su abanico conceptual y metodológico sobre las siguientes subdisciplinas:

- Lengua y literatura,, Análisis del discurso, Narrativa audiovisual, Industrias culturales , Realización y producción audiovisual , Estructura de la información y la comunicación , Historia de los medios de comunicación , Redacción periodística , Teoría de la publicidad y de las Relaciones Públicas, Semiótica de la publicidad, Crítica mediática, etc.

EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN (maneja cinco elementos muy importantes)

La comunicación es un proceso porque se lleva a cabo en un lapso de tiempo. Se necesitan varios elementos y tiempo suficiente para que se realice, hay que pasar por varias etapas. Todos los elementos son importantes y absolutamente imprescindibles. Si cualquiera de ellos faltara, el proceso quedaría incompleto y la comunicación no se realizaría.

El Mensaje en la comunicación es la base. Es el algo que se desea transmitir. Constituye el primer elemento de la comunicación. El mensaje que se transmite genera a su vez una respuesta. En ese caso, produce un mensaje nuevo.

Emisor y Receptor son también importantes y en el proceso de comunicación consideramos que deben existir dos partes interviniendo. Una, es la que transmite el mensaje, y la otra, es a quien se le transmite.
Los papeles de emisor y receptor pueden ser adoptados indistintamente por las personas, dependiendo de las circunstancias. Cuando tenemos una conversación, somos alternadamente emisor y receptor

Código es el conjunto de reglas propias de cada sistema de signos y símbolos que el emisor utilizará para trasmitir su mensaje, para combinarlos de manera arbitraria porque tiene que estar de una manera adecuada para que el receptor pueda captarlo. Un ejemplo claro es el código que utilizan los marinos para poder comunicarse; la gramática de algún idioma; los algoritmos en la informática, todo lo que nos rodea son códigos.

Canal El canal es el medio por el cual se trasmite en mensaje. El Receptor lo utiliza para interpretar el mensaje que recibe. Podemos usar el conocimiento y nuestros sentidos; mezclamos otros elementos del proceso de comunicación.

EL CÓDIGO EN EL ACTO COMUNICATIVO

La Importancia del Código en el Proceso de Comunicación
El lenguaje es un proceso de comunicación que usamos cada día para intercomunicarnos y conocer la realidad que nos rodea, ya que sin el lenguaje no podríamos interactuar en la sociedad, pero para comprender el mensaje debemos conocer los códigos lingüísticos, cuando nos comunicamos utilizamos un código; es decir un conjunto de unidades de toda lengua que permite la elaboración de mensajes esta a utilizado su propias lenguas utilizando sonidos articulados que se asocian a distintos significados. El emisor y el receptor deben utilizar el mismo código para que la comunicación sea posible.

El código lingüístico presenta dos variantes oral y escrito, el código oral puede ser más efusivo o expresivo el código escrito es menos expresivo que puede lograr cierta expresividad. Debemos distinguir entre código lingüístico y código no lingüístico.

Código lingüístico
Es un código o conjunto de signos que necesita del lenguaje, ya sea oral o escrito.
Entonces diremos que según la comunicación elaboramos el mensaje con el código necesario, según el código que debemos usar en las distintas formas de comunicación tenemos:

Comunicación lingüística escrita, cuando el código empleado es lingüístico escrito. Por ejemplo, la correspondencia por carta

Comunicación lingüística oral, cuando el código empleado es lingüístico oral. Por ejemplo, cuando conversamos.

Comunicación no lingüística visual, cuando el código empleado es no lingüístico visual. Por ejemplo, la publicidad.

Comunicación no lingüística gestual, cuando el código empleado es no lingüístico gestual. Por ejemplo, los gestos que utilizamos a diario.

Comunicación no lingüística acústica, cuando el código empleado es no lingüístico acústico. Por ejemplo, le claxon de un micro.

LA RETROALIMENTACIÓN
Retroalimentación o realimentación (mensaje de retorno): Es la condición necesaria para la interactividad del proceso comunicativo, siempre y cuando se reciba una respuesta (actitud, conducta) sea deseada o no. Logrando la interacción entre el emisor y el receptor. Puede ser positiva (cuando fomenta la comunicación) o negativa (cuando se busca cambiar el tema o terminar la comunicación). Si no hay realimentación, entonces solo hay información más no comunicación.

BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN
Para que la comunicación se lleve a cabo en forma óptima, todos los elementos que participan en ella deben estar funcionando bien. Basta que uno falle, para que el proceso entero fracase.
La podemos llamar Interferencia o barrera a cualquier perturbación que sufre la señal en el proceso comunicativo, se puede dar en cualquiera de sus elementos. Son las distorsiones del sonido en la conversación, o la distorsión de la imagen de la televisión, la alteración de la escritura en un viaje, la afonía del hablante, la sordera del oyente, la ortografía defectuosa, la distracción del receptor, el alumno que no atiende aunque esté en silencio. También suele llamarse ruido.

Podemos mencionar algunos casos según los elementos del proceso de comunicación:

El Emisor falla cuando no se expresa con claridad, cuando transmite algo distinto a lo que en realidad quería transmitir, cuando se confunde, cuando olvida partes importantes de su mensaje. Asimismo, el emisor puede errar en el medio que utiliza para transmitir.
El Mensaje debe elaborarse completo y correcto para que pueda ser entendido por el receptor, puesto que esta es su finalidad. Cuando el mensaje está incompleto, o es poco claro, estamos ante un mensaje que presenta fallas, y que, por lo tanto, no producirá comunicación alguna.
El Código que debemos elegir debe ser el adecuado ya que no todos los códigos son efectivos para todas las personas ni en todas las situaciones. Al momento de elegir uno, el emisor debe cerciorarse de dos cosas. Primero, de que el receptor maneja ese código y de que lo entiende y, segundo, de que el receptor podrá captar el código en la situación en que se encuentre.
El Receptor a veces no capta el mensaje, debido a una falla propia. Un receptor desconcentrado, distraído, somnoliento, no comprenderá el mensaje que se le está enviando, aunque todos los otros elementos de la comunicación estén funcionando bien.
El Canal si tenemos alguna deficiencia o ruidos externos no permiten que se elabore un buen mensaje.