Carrera de Secretariado Ejecutivo
Toda Secretaria de hoy sabe que es una Asistente de Gerencia y eso implica que el contacto que tiene con el público debe ser bueno, efectivo; por eso, todo parte de la comunicación.
Tipos de Comunicación
En sus términos más simples, la comunicación es el proceso de transmitir y recibir ideas, información y mensajes entre individuos. La sociedad humana se funda en la capacidad del ser humano para transmitir intenciones, deseos, sentimientos, conocimiento y experiencia de persona a persona.
En su sentido más amplio, la comunicación tiene como interés central a aquellas situaciones de comportamiento en las cuales una fuente transmite un mensaje a un captador del mismo con un intento consciente de afectar el comportamiento del último. La comunicación se refiere al proceso especial que hace posible la interacción entre la especie humana y permite a los hombres ser sociables. La comunicación de las Relaciones Públicas es un proceso que comprende un intercambio de hechos, puntos de vista e ideas entre una organización de negocios o sin propósito de lucro y sus públicos, a efecto de llegar a un entendimiento mutuo.
Existen tres puntos importantes que deben considerarse: primero, la comunicación debe abarcar a dos o más personas; segundo, es un intercambio de información de ida y vuelta; y tercero, implica entendimiento.
Se pueden señalar tres tipos de comunicación:
Comunicación Interpersonal – aquella en la que se interactúa con otros individuos, es decir, se establece un diálogo con ellas. Es la forma de comunicación más primaria, directa y personal.
Comunicación Masiva – toda aquella que se realiza a través de los medios de difusión de información, como el radio, televisión, periódicos, revistas e internet.
Comunicación Organizacional – esta comprende la interna y la externa.
a) Comunicación Interna.- Se refiere al intercambio entre la gerencia de la organización y los públicos internos, es decir, empleados. Su función es hacer del conocimiento de los empleados lo que piensa la gerencia y que la gerencia también sepa el pensamiento de los empleados. La comunicación interna presenta difíciles problemas en una compañía grande, ya que debe ser transmitida por conducto de varios niveles de autoridad. En la transmisión, el significado del mensaje con frecuencia es mal entendido. En ocasiones los supervisores y trabajadores no interpretan la comunicación en el sentido de la intención de la gerencia, o ésta no está dispuesta a explicar políticas y acciones.Dentro de este tipo de comunicación, existe la comunicación formal vertical que sigue la cadena organizacional de mandar hacia abajo desde la mayor autoridad por medio de varios niveles gerenciales hacia los trabajadores, misma que consiste de directrices formales, boletines, periódicos a empleados y mensajes verbales; y hacia arriba partiendo de los empleados por conducto de los varios niveles de autoridad hasta la alta gerencia. Así como la comunicación formal horizontal que se refiere a la comunicación entre ejecutivos, supervisores y jefes de grupo de un mismo nivel y autoridad, se lleva a cabo por medio de conferencias, juntas informativas y discusiones.
b) Comunicación Externa.- Esta tiene que ver con los públicos externos, es decir, consumidores, representantes o distribuidores, proveedores, agencias gubernamentales y legisladores, etc. Esta comunicación involucra tres elementos: el transmisor, el medio de comunicación y el receptor. La efectividad de la comunicación depende de estos tres. Si el transmisor es incompetente o el mensaje poco claro, el receptor no entiende el significado de la señal y ha fracasado el proceso de la comunicación. La comunicación puede ser verbal, que consiste de palabras habladas y escritas, o no verbal, expresada por medio de acciones, gestos, expresiones faciales, música y figuras.
Comunicación Interpersonal – aquella en la que se interactúa con otros individuos, es decir, se establece un diálogo con ellas. Es la forma de comunicación más primaria, directa y personal.
Comunicación Masiva – toda aquella que se realiza a través de los medios de difusión de información, como el radio, televisión, periódicos, revistas e internet.
Comunicación Organizacional – esta comprende la interna y la externa.
a) Comunicación Interna.- Se refiere al intercambio entre la gerencia de la organización y los públicos internos, es decir, empleados. Su función es hacer del conocimiento de los empleados lo que piensa la gerencia y que la gerencia también sepa el pensamiento de los empleados. La comunicación interna presenta difíciles problemas en una compañía grande, ya que debe ser transmitida por conducto de varios niveles de autoridad. En la transmisión, el significado del mensaje con frecuencia es mal entendido. En ocasiones los supervisores y trabajadores no interpretan la comunicación en el sentido de la intención de la gerencia, o ésta no está dispuesta a explicar políticas y acciones.Dentro de este tipo de comunicación, existe la comunicación formal vertical que sigue la cadena organizacional de mandar hacia abajo desde la mayor autoridad por medio de varios niveles gerenciales hacia los trabajadores, misma que consiste de directrices formales, boletines, periódicos a empleados y mensajes verbales; y hacia arriba partiendo de los empleados por conducto de los varios niveles de autoridad hasta la alta gerencia. Así como la comunicación formal horizontal que se refiere a la comunicación entre ejecutivos, supervisores y jefes de grupo de un mismo nivel y autoridad, se lleva a cabo por medio de conferencias, juntas informativas y discusiones.
b) Comunicación Externa.- Esta tiene que ver con los públicos externos, es decir, consumidores, representantes o distribuidores, proveedores, agencias gubernamentales y legisladores, etc. Esta comunicación involucra tres elementos: el transmisor, el medio de comunicación y el receptor. La efectividad de la comunicación depende de estos tres. Si el transmisor es incompetente o el mensaje poco claro, el receptor no entiende el significado de la señal y ha fracasado el proceso de la comunicación. La comunicación puede ser verbal, que consiste de palabras habladas y escritas, o no verbal, expresada por medio de acciones, gestos, expresiones faciales, música y figuras.
REDACCIÓN DE CARTAS COMERCIALES
¿ Cómo Redactar una Carta? Tipos y Modelos de CartasLa forma de comunicación tradicional más importante de una empresa ha sido siempre la Redacción de una Carta.
Tenemos: Carta de Agradecimiento, Carta de Despedida, Carta de Felicitaciones, Carta de Motivación, Carta de Presentación, Carta de Recomendación, Carta de Renuncia a un Trabajo, Carta en Inglés, Carta Formal, Carta de Pésame, Carta de Invitación, Carta de Despido, Carta de Amistad, Carta Poder, Carta de Bienvenida, Carta de Renuncia Empleo, Carta de Petición, Carta Personal de Recomendación, Carta de Queja, Carta de Disculpa, Carta Profesional de Ventas, Carta para Ofrecer Servicios, Carta para Colecta de Fondos, Carta de Condolencias, etc.
Estructura: Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.
El encabezamiento.- abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.
El cuerpo.- es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.
En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.
Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.
El cierre.- constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.
En caso de anexos se indica el número de estos. Además, es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas. Se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta.Se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’. Otras más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.
Ejemplo de Carta de Invitación
INVITACIÓN
Lima 15 de febrero del 2008
Doctora:Ruth Shady Solís
Jefe del Proyecto Especial Arqueológico Caral-Supe
Presente
Cordiales saludos, doctora Shady. Desde nuestro compromiso social y con el deseo de seguir aportando alternativas para levantar nuestro país con ciudadanos dotados de personalidades fuertes y responsables, con el único propósito de fomentar en ellas las facultades humanas y espirituales, fortaleciendo además sus propias capacidades, que redundarán en la mejora de su calidad de vida; nuestra institución conciente de este reto apertura un espacio denominado “Velada Cultural” siendo uno de los diferentes eventos organizados por la celebración de nuestros veinticinco años como institución educativa. Nos complace compartir con usted la apertura de esta actividad fijada para el viernes 14 de marzo a partir de las 7 de la noche en ….
Acudimos a su identificación con la educación, los descubrimientos y la promoción de la cultura; a fin de contar para este evento con una charla informativa sobre el descubrimiento de Caral y las actividades que el Proyecto Especial Arqueológico Caral – Supe que usted preside ha logrado hasta el momento; estamos seguros que su presencia dará realce a nuestra celebración.
Seguros de contar con su apoyo incondicional, nos despedimos
Cordialmente
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